VeriFactu 2027: cómo avisar a toda tu cartera sin perseguir cliente a cliente

Si diriges una gestoría o asesoría, es muy probable que sigas viendo circular las fechas viejas de VeriFactu: "enero 2026 para sociedades, julio 2026 para autónomos". Esas fechas ya no son correctas. El Real Decreto-ley 15/2025 (publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025 y convalidado por el Congreso el 11 de diciembre de 2025) aplazó un año el calendario completo. Las fechas reales son 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados tributarios.

Pero la fecha exacta no es realmente el problema de una gestoría. El problema real es otro: tienes entre 50 y 500 clientes, cada uno en una situación distinta —sociedad o autónomo, régimen general o módulos, territorio común o foral—, y hay que decírselo a cada uno, en su momento, sin que se te escape ninguno. Eso es un problema operativo, no fiscal, y es justo el tipo de problema que se automatiza.

Las fechas reales: qué cambió con el aplazamiento

La norma fundacional es el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que define el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y el sistema VERI*FACTU. El Real Decreto-ley 15/2025 no tocó los requisitos técnicos de esa norma —solo movió el calendario de entrada en vigor un año hacia adelante.

El calendario vigente hoy es este:

• 1 de enero de 2027 → empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027 → autónomos y el resto de obligados tributarios.

La confusión con las fechas de 2026 tiene una consecuencia práctica real: cualquier cliente que haya leído una guía antigua puede llegar convencido de una fecha que ya no aplica, o —el riesgo contrario— confiarse pensando que "total, se ha aplazado, no corre prisa". Ambos casos son un problema para la gestoría que tiene que gestionarlo.

Quién queda dentro y quién fuera (para no avisar a quien no toca)

VeriFactu no afecta a toda tu cartera por igual, y equivocarse aquí genera ruido innecesario —avisos a clientes que no lo necesitan, o peor, la falsa sensación de que ya está todo cubierto cuando no es así.

Quedan dentro del ámbito de VeriFactu: sociedades en Impuesto sobre Sociedades, autónomos en estimación directa, entidades sin ánimo de lucro que facturan, y comunidades de bienes.

Quedan fuera:

• Contribuyentes en estimación objetiva (módulos).
• Sujetos ya obligados al SII (grandes empresas, grupos de IVA, REDEME), por estar ya sometidos a un reporting en tiempo real distinto.
• Regímenes especiales con sistemas sectoriales propios (turismo, agencias de viaje, transporte marítimo).
• No residentes.

Y hay un matiz territorial que conviene tener muy presente: País Vasco (TicketBAI), Navarra, Canarias (IGIC) y Ceuta y Melilla (IPSI) tienen sus propios sistemas y no se rigen por VeriFactu. Si tu cartera incluye clientes en estos territorios, avisarles de VeriFactu es, directamente, un error.

La modalidad VeriFactu frente a la no VeriFactu

Ambas modalidades exigen un software conforme al Real Decreto 1007/2023, pero no son lo mismo. La modalidad VeriFactu envía cada factura en tiempo real a la Agencia Tributaria, y a cambio simplifica otras obligaciones formales del contribuyente. La modalidad no VeriFactu no reporta en tiempo real, pero exige más garantías técnicas adicionales sobre el propio programa (huella, cadena de registros, etc.).

En la práctica, la mayoría de asesorías recomiendan a sus clientes la modalidad VeriFactu, porque reduce el margen de error y de revisiones posteriores. Pero es una decisión que hay que tomar cliente por cliente, según su software y su volumen de facturación.

Qué dice la ley sobre las sanciones

El régimen sancionador no es una novedad que llegue con el aplazamiento a 2027: está fijado desde 2021. La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (la "Ley Antifraude") modificó la Ley General Tributaria para introducir el artículo 29.2.j) LGT, que obliga a que los sistemas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. La misma ley añadió el artículo 201 bis LGT, que tipifica dos infracciones distintas:

• Para el usuario del software (empresa o autónomo): infracción grave, sancionada con 50.000 € por ejercicio en el que se use un sistema no conforme.
• Para quien fabrique, produzca o comercialice software no conforme: hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema comercializado.

Un matiz que conviene explicar bien a tus clientes porque suele pasar desapercibido: la prohibición de usar software de "doble uso" (el que permite ocultar o alterar ventas sin dejar rastro) ya está en vigor desde el 11 de octubre de 2021, con independencia de los plazos de adaptación a VeriFactu de 2027. Es decir, un cliente que hoy use un programa que permite borrar o modificar facturas sin trazabilidad podría ya ser sancionable, aunque su plazo "oficial" de VeriFactu todavía no haya llegado.

El problema real no es la fecha, es la cartera

Aquí está el punto que de verdad complica el día a día de una gestoría: no se trata de saber la fecha una vez, sino de gestionar esa información multiplicada por cada cliente, y mantenerla actualizada. Para una cartera de tamaño medio, eso significa:

• Revisar la forma jurídica y el régimen de cada cliente para saber si le aplica el plazo de enero o el de julio de 2027, o si queda excluido.
• Avisar a cada uno en el momento adecuado —ni demasiado pronto (se olvida), ni demasiado tarde (no llega a tiempo).
• Hacer seguimiento de quién ha confirmado que ya tiene software conforme y quién no ha respondido.
• Repetir ese seguimiento cada cierto tiempo, sin que la lista se pierda entre otras tareas del despacho.

Hecho a mano, esto consume horas que se reparten en pequeñas tareas dispersas —revisar un Excel, escribir un correo, apuntar quién contestó— y precisamente por estar dispersas, son las que más fácil se posponen.

Cómo lo automatizamos en Optismart IA

El planteamiento es el mismo que ya aplicamos en otros sectores: conectar los datos que la gestoría ya tiene —forma jurídica, régimen fiscal, territorio, software actual de cada cliente— y dejar que un sistema haga el trabajo repetitivo que hoy se hace a mano.

En la práctica, esto significa segmentar automáticamente la cartera (quién está dentro, con qué fecha, y quién queda excluido), programar los avisos escalonados a cada cliente según su plazo real, y llevar el seguimiento de quién ha confirmado su adaptación y a quién falta contactar, sin depender de repasar una lista manualmente cada semana.

Es el mismo tipo de automatización que ya tenemos funcionando en transporte para no perder de vista vencimientos de ITV, tacógrafo y CAP: el dato ya existe, lo que faltaba era que alguien —o algo— vigilara los plazos por ti.

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